Elektronische facturen zijn een belangrijk onderdeel van elk bedrijf. Het verwerken van digitale facturen kan soms een uitdaging zijn, vooral als je niet precies weet hoe je het moet aanpakken. In dit artikel leer je alles wat je moet weten over het openen van echte elektronische facturen en concreet het UBL bestand.
Het proces om een digitale factuur te openen is niet veel anders dan de klassieke factuur, echter door de nieuwe regelgeving rond elektronische facturen en de UBL factuur kan dit artikel wel interessant zijn.
Of je nu handmatig of automatische verwerking doet van elektronische facturen, later in dit artikel geven we u alvast een een handige en gratis UBL viewer!
Wat Is Een Digitale Factuur?
Een digitale factuur is een elektronische versie van een document dat door een verkoper aan hun klant wordt verzonden. Het is meestal in de vorm van een XML-factuur of e-invoice. In tegenstelling tot PDF’s, zijn elektronische facturen gemakkelijker te lezen en te interpreteren door computersoftware.
Daarom kunnen ze veel efficiënter worden verwerkt. Digitale facturen bevatten ook veel meer gegevens dan traditionele papieren facturen, waardoor ze informatiever zijn. Door het gebruik van digitale facturen kan er bovendien veel tijd en energie worden bespaard die anders wordt besteed aan het invoeren van data. Kortom, digitale factuurverwerking stelt bedrijven in staat om transacties effectief en efficiënt te verwerken. Hierdoor kunnen betalingstermijnen veel sneller worden afgerond en kunnen bedrijven hun financiën beter beheren. De voordelen van digitalisering maken het duidelijk waarom bedrijven digitaal willen gaan werken om zo een reeks van documenten zo efficiënt mogelijk te gaan verwerken. Nu dat we begrijpen wat een digitale factuur is, laten we ons afvragen: waarom zou je elektronische facturen gebruiken?
Waarom zou je elektronische facturen gebruiken
Digitale facturen bieden veel voordelen ten opzichte van traditionele papieren facturen. Ten eerste is het efficiënter omdat alle informatie digitaal wordt verzonden, waardoor er geen tijd verspild wordt aan het maken van kopieën of post. Daarnaast kunnen digitale facturen gemakkelijk worden gearchiveerd en opgeslagen in een database, wat de toegang tot financiële informatie over langere periode mogelijk maakt. Bovendien zijn digitale facturen vaak vollediger aangezien het bestand automatisch gegenereerd wordt en er dus zelfden een veld leeg is bij de document import. Het volgende onderwerp dat we bespreken is welke software je kunt gebruiken om digitale facturen te lezen?
Welke software kan je gebruiken om elektronische facturen te lezen?
Om een digitale factuur te openen, heb je software nodig die het formaat van de factuur ondersteunt. Er zijn verschillende opties om uit te kiezen, afhankelijk van je behoeften. Hieronder staan enkele opties waaruit je kunt kiezen:
1. PDF-software: PDF-software is de meest voorkomende vorm van software voor het lezen en bewerken van documenten. Het maakt gebruik van Adobe Acrobat Reader om bestanden te openen en weer te geven in een leesbaar formaat. Uitdaging hier is echter dat dit zelden een UBL bestand kan openen en dus de visuele herkenning van documenten in de weg staat (een factuur moet immers ook nog gecontroleerd worden en goedgekeurd worden nietwaar?)
2. Factureringstools: Sommige bedrijven bieden tools aan die specifiek zijn ontworpen om digitale facturen te lezen en beheren. Deze tools maken het mogelijk om informatie uit verschillende bronnen samen te voegen, waardoor het veel gemakkelijker wordt om betalingen bij te houden en financiële rapportages samen te stellen. Vele facturatie programma’s en boekhoudpakketten maken het mogelijk een elektronisch document in te lezen of te genereren.
3. Uiteraard kunnen we onze eigen UBL viewer niet vergeten. Deze tool is vermoedelijk de meest laagdrempelige tool op de markt die het zomaar mogelijk maakt om jouw XML Bestand (factuur – UBL) te openen, te bekijken en zelfs te betalen.
Wat is de beste UBL viewer om een factuur – UBL te openen?
Om met je digitale facturen verder te gaan, is het belangrijk om de beste UBL viewer te kiezen. UBL staat voor ‘Universal Business Language’ en is een standaard op basis van XML die door bedrijven wordt gebruikt bij het uitwisselen van elektronische documenten zoals facturen. Een goede UBL viewer maakt het lezen en bewerken van digitale facturen gemakkelijk.
Er zijn verschillende opties als het gaat om UBL viewers. Er zijn gratis en betaalde versies beschikbaar, dus je kunt de optie kiezen die het beste aansluit bij je behoeften. Echter slagen we met deze (gratis) tool er wel voor om een batch facturen makkelijk te openen (via de document import) in hun originele UBL versie en je in staat te stellen met een simpele QR-code, deze elektronische facturen te laten betalen!
Conclusie
XML bestanden in een UBL versie hebben voor jou nu geen enkel geheim meer en dergelijke documenten kan je vanuit het oorspronkelijk bestand openen, controleren én betalen via deze –gratis- app!
